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Informationen zum sicheren Versand von Dokumenten

Sie erhalten diese Mail, da der dco-Verlag für Sie ein sicheres Fach angelegt hat, um für das gemeinsam geplante Projekt zu kommunizieren.

Warum schicken Sie mir nicht einfach E-Mails?

Vielfach kommunizieren Unternehmen mit der weitaus größten Zahl der Kunden in deren Einverständnis per E-Mail. Eine Verschlüsselung findet nicht statt. Eine E-Mail im offenen Internet ist für vertrauliche Informationen wenige geeignet. Wir setzen stattdessen darauf, dass unsere Nachrichten und Dokumente vom Absender verschlüsselt losgeschickt werden, sicher auf einem Server liegen und von Ihnen von dort abgerufen und erst auf dem eigenen Rechner wieder entschlüsselt werden. Die Nachricht, dass ein Schriftstück auf Sie wartet, erhalten Sie ohne weitere sensible Angaben per E-Mail.

Außerdem werden alle Informationen gesammelt, man muss nicht in Mails suchen.

Was ist der erste Schritt?

Sie haben einen Hinweis auf diese Webseite mit einer E-Mail als Begrüßung erhalten. Das bedeutet, dass das von Ihnen beauftragte Unternehmen die Akte im System angelegt hat. Per Briefpost oder Telefax wird Ihnen der Verlag ein Schreiben schicken, das Ihr vorläufiges Passwort beinhaltet. Sobald Sie dieses Passwort haben, können Sie die Seite https://dco.mavobiz.de erstmals aufrufen. Sie geben Ihren Benutzernamen und Ihr vorläufiges Passwort ein. Sie werden nun aufgefordert, ein eigenes Passwort zu vergeben. Da auch dieses verschlüsselt auf dem Server gespeichert ist, ist nur Ihnen das endgültige Passwort bekannt.

Warum gibt es mehrere Ordner für mich?

Autoren haben für jedes Buchprojekt zwei Ordner, die mit den gleichen Zugangsdaten erreichbar sind - beide haben die interne Vorgangsnummer, die im Autorenvertrag genannt ist.

Der Name des einen Ordners endet mit "P" und beinhaltet alles, was während der Produktion eines Buches bei dem Autor anfällt wie etwa Korrekturversionen des Textes. Hier haben der Verlag, das Lektorat, ein gegebenenfalls mitwirkender Herausgeber und natürlich Sie Zugriff. Dieser Ordner wird nach Erscheinen des Buches gelöscht, natürlich mit einer vorherigen Information an Sie.

Der Name des einen Ordners endet mit "V" und bietet Platz für alle vertragsrelevanten Informationen wie die Abrechnungen; hier können nur der Verlag und Sie zugreifen. Diese Unterlagen bleiben solange gespeichert, wie es zur Vertragsabwicklung einschließlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

Lektoren und Herausgeber haben eigene Ordner nach der gleichen Logik.

Wie erfahre ich, dass Sie mir etwas schicken?

Der dco-Verlag stellt Briefe an Sie, Abrechnungen oder Vorschläge des Lektorats als Datei verschlüsselt auf den Server. Der Server informiert Sie automatisch mit einer kurzen E-Mail, dass ein neues Schriftstück darauf wartet, von Ihnen gelesen zu werden.

Wie komme ich an Ihre Mitteilung?

Ihre Schriftstücke finden Sie unter dem Link, der Ihnen per Mail mitgeteilt wurde. Mit Ihrem Benutzernamen und dem von Ihnen festgelegten Passwort erreichen Sie die Übersicht aller Dokumente zu Ihre, Fach. Sie greifen darauf über Ihren Browser zu. Nach unseren Erfahrungen sind die gängigen Browser geeignet, bei Safari mit der Einschränkung, dass andere Dateiformate als PDF nur umständlich geöffnet werden können.

Kann ich die Nachricht auch am Smartphone oder Tablet lesen?

Ja, Sie brauchen keine eigene App, es genügt der eingebaute Browser.

Kann ich die Nachricht auf meinem Rechner speichern?

Ja, Sie können die entschlüsselten Dateien auf Ihrem Rechner speichern.

Kann ich die Nachricht online nochmals aufrufen?

Ja, die Dateien sind online weiter verfügbar.

Wie kann ich Ihnen etwas schicken?

Sie können uns auf dem gleichen Weg Nachrichten zukommen lassen. Dafür ziehen Sie eine Datei in den Browser, den Rest erledigt die Anwendung. Der dco-Verlag  wird vom Server benachrichtigt, dass Sie uns etwas geschickt haben. Sie haben übrigens fünf Minuten Zeit für Korrekturen, bevor die Nachricht an uns herausgeht – falls Sie einmal die falsche Datei von Ihrer Festplatte ausgewählt haben. Innerhalb der Zeitspanne könnten Sie in diesem Fall diese Datei aus der Übersicht löschen, das Unternehmen erhält hierüber keine Nachricht.

Die maximale Größe der zu übermittelnden Datei beträgt 50,0 MB.

Kostet mich dieser Account etwas?

Nein, die Kosten für diesen sicheren Kommunikationsweg trägt der dco-Verlag.

Ich habe mein Passwort vergessen, was nun?

Sie können Ihr Passwort hier zurücksetzen.

Wer betreibt den Dienst?

Wir nutzen den Dienst der SOLE Software GmbH, Sommerbergstraße 97, 66346 Püttlingen, Geschäftsführer Dominik Leibenger, Register AG Saarbrücken HRB 103260.